¿Sabías que puedes generar facturación electrónica gratis?

¿Sabías que puedes generar facturación electrónica gratis?

 

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tiene disponible una plataforma principalmente para que las micro y pequeñas empresas puedan realizar su proceso de facturación electrónica de forma gratuita, acorde a la normativa y requisitos exigidos por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, es así como cualquier empresario podrá crear un catálogo de clientes y productos para generar facturas desde un PC o dispositivo móvil, notas débito y crédito, firmarlas digitalmente y enviarla a sus clientes.

Los proveedores tecnológicos juegan un papel importante dentro de este mecanismo, debido a que la Dian hasta el momento ha autorizado 55 proveedores que su aporte radica en facilitar y mejorar los procesos del negocio para que cuenten con un sistema de gestión y seguridad de la información. De igual forma, la empresa puede realizar el proceso ‘in house’, si cuenta con los recursos y el sistema disponible.

  • ¿Qué es la factura electrónica?

Este tipo de factura es un documento que soporta transacciones de compra de bienes y servicios, que para las entidades que usan como herramienta de distribución el internet, facilitara los procesos de interoperabilidad entre vendedor y comprador.

La firma digital es un elemento novedoso en este sistema, que permitirá garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.

  • ¿Cuál es la diferencia con la factura digital?

La factura electrónica al igual que la factura tradicional, es una factura expedida por computador o un punto de venta POS, son documentos de soporte contables que justifica la venta de un bien o servicio. Es decir, facturar electrónicamente significa sustituir el medio en el que usualmente se registra una factura por un archivo digital que contiene información relevante para el comprador, el vendedor y la autoridad fiscal.

Como excepciones: las salas de cine, el transporte, juegos de diversión y otros similares. La factura es el tiquete que se emite a cambio, pero no hace las veces de una factura electrónica.

  • ¿Qué datos debe contener la factura electrónica?

 

  1. Datos del documento: fecha de emisión, fecha de vencimiento, medio de pago, tipo de negociación, plazo
  2. Datos del emisor: NIT del emisor, contribuyente, razón social, régimen contable, departamento, nombre comercial, municipio, ciudad, correo
  3. Datos del receptor: tipo de documento, numero de documente, domicilio fiscal, razón social, contribuyente, país, ciudad, municipio, correo, teléfono, régimen contable
  4. Datos totales: % de descuento global, monto de descuento global, subtotal, moneda, monto base, total impuesto IVA, total impuesto ICA, otros cargos.

En otras palabras, especificar como título que es una factura de venta, el nombre completo del vendedor o bien; de quien presta el servicio, además de quien lo consume y de quien imprimió las facturas; valor total y especificidad de todos los productos; indicar si es retenedor de impuestos y a que régimen pertenece. Todos los datos requeridos deben estar actualizados.

Se caracterizará por ser un sistema asincrónico, al cargar todos los datos requeridos para la generación de la factura, en el equipo donde se realice el proceso se descargará un archivo Zip que contendrá: una representación grafica en formato PDF y un documento en formato XML UBL V20. Este archivo es enviado a la Dian, al adquirente y al emisor en un lapso de 48 horas.

Para la validación de la factura se ingresa directamente a la pagina de la Dian, diligencias la información y la comparas con el sistema. También puedes verificar el código único de facturación ubicado en la parte inferior de la factura, útil para reconocer cada factura inequívocamente en toda Colombia.

  • Normatividad establecida por la DIAN

Según la normativa dispuesta por la Dian, a partir del 1 de enero de 2019, toda empresa deberá implementar la facturación electrónica, teniendo en cuenta que desde la expedición de la Resolución 072 del 2017 se determinaron los contribuyentes obligados. Los grandes contribuyentes y aquellos voluntarios que se postulen ante la Dian para su habilitación.

http://www.incp.org.co/Site/2015/info/archivos/decreto-2242.pdf

Este sistema que quiere implementar la Dian es totalmente gratuito para quienes quieran comenzar a usarlo de forma voluntaria, de igual forma, la obligatoriedad de la factura esta establecida en el Articulo 615 todas las personas o entidades que tenga la calidad de comerciantes están obligados de expedir la factura o cualquier otro documento que goce de las mismas características y conservar una copia, sea contribuyente o no.

También dispone de un servicio para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de facturas, autorización de proveedores y un catálogo con la información de los participantes. Formato estándar de generación de factura en XML que para su construcción utiliza el estándar UBL V20 el cual es de uso obligatorio para quien facturen electrónicamente.

Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y notas de crédito, a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas en XML UBL V20.

Si quieres comenzar tu habilitación como voluntario con el sistema de facturación electrónica, puedes hacerlo a través de los siguientes links y sigue los pasos:

https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Facturaci%C3%B3n_Gratuita_DIAN/Paginas/Facturacion-Gratuita-DIAN.aspx

https://incp.org.co/Site/publicaciones/info/archivos/Guia-del-usuario-04072018.pdf

 

Autor: Mgs. Cindy Carolina Urdaneta

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